Macchina da caffè per l'ufficio: sceglierla guardando il costo per tazza

In ufficio chi chiede la macchina da caffè e chi la compra non sono le stesse persone. I colleghi vogliono un buon caffè e un cappuccino decente. L'ufficio acquisti vuole sapere quanto costa. Il prezzo della macchina risponde male a entrambe le domande. Il numero che le mette d'accordo è il costo per tazza.

Perché il prezzo della macchina inganna

Una macchina economica può costare di più nel tempo di una più cara, e il contrario. Dipende da quanti caffè fa, da quanto spreca, da quanto si ferma e da quanto costa tenerla in funzione. Il prezzo di acquisto è solo una delle voci, e spesso non la più grande.

Guardare solo quello porta a due errori tipici: comprare una macchina sottodimensionata che non regge la pausa di metà mattina, oppure una sovradimensionata che si paga per una capacità che non si userà mai.

Cosa entra nel costo per tazza

Il costo per tazza onesto mette insieme tutto:

• il caffè, e il latte se servite bevande al latte;
• l'acqua e il suo trattamento, cioè il filtro e la sua sostituzione;
• l'energia per tenere la macchina in temperatura e per erogare;
• la manutenzione, programmata o a chiamata;
• l'ammortamento della macchina sugli anni in cui la userete.

Diviso per il numero di tazze che servite davvero, dà il numero su cui ragionare. Su quel numero si fa anche il confronto onesto con le capsule o con il bar sotto l'ufficio, e sopra una certa soglia di persone di solito torna a favore della macchina.

Non vi diamo una cifra in questa pagina, perché dipende dal vostro caffè, dai vostri volumi, dalla vostra acqua e dal contratto che scegliete. Ve la calcoliamo sui vostri numeri.

Il dato di partenza: quante persone, quante tazze

La scelta della macchina parte da quante persone la useranno e da cosa bevono. In ufficio i consumi sono più distribuiti che in un bar, ma non sono piatti: l'arrivo al mattino, la pausa di metà mattina, il dopo pranzo. Sono quei momenti che decidono se si forma la coda.

Le automatiche compatte Jura che trattiamo coprono indicativamente da 10 a 200 erogazioni al giorno, in tre linee:

• W4 e W8, le più compatte, per studi e piccole attività;
• X4 e X10, la fascia intermedia, per uffici medi dove servono più bevande diverse;
• GIGA X3 e X8, i volumi più alti della gamma, con due macinacaffè, per il piano uffici e la sala riunioni.

Ogni modello esiste anche in versione c, con il contenitore del latte integrato.

Quando i numeri salgono, o quando serve latte fresco su volumi importanti, si passa alle superautomatiche Franke, come la A400, pensata per uffici e attività con volumi medi.

Le voci che si sottovalutano

Lo spreco

Un caffè rifatto perché era sbagliato, una tazza lasciata a metà perché non piaceva: sono costi che non compaiono in nessuna fattura. Una macchina che fa un caffè che piace spreca meno, e riduce anche le uscite al bar.

Il tempo di chi se ne occupa

In azienda nessuno vuole occuparsi della macchina, e non dovrebbe. Se la macchina chiede pulizie manuali, ricariche frequenti e attenzioni continue, quel tempo diventa il lavoro di qualcuno che non l'ha chiesto. Una macchina che si pulisce da sola e avvisa quando serve qualcosa costa meno di quanto sembri.

Il fermo

Una macchina ferma in ufficio non fa perdere incasso come in un bar, ma fa uscire le persone a prendere il caffè fuori. Moltiplicato per i giorni di fermo e per le persone, anche questo è un costo.

Il contratto rende il costo prevedibile

Per l'ufficio acquisti la prevedibilità conta quasi quanto la cifra. Un contratto di manutenzione con costo annuo definito si approva più facilmente di una spesa variabile, anche quando la cifra totale è simile. E toglie la sorpresa della riparazione a metà esercizio.

Se le sedi sono più d'una, la stessa macchina e lo stesso contratto su tutte semplificano la vita a chi le gestisce: un solo interlocutore, una sola procedura, un solo costo da approvare.

Un limite da dire subito

Sulle automatiche compatte l'assistenza la facciamo solo in provincia di Venezia. Fuori da quell'area non vi seguiamo direttamente: scriveteci comunque, e vi mettiamo in contatto con chi lavora nella vostra zona. Sulle superautomatiche Franke il perimetro è più largo: Veneto, Friuli Venezia Giulia, Emilia-Romagna, Marche e Alto Adige.

Se ci dite quante persone siete e cosa bevono, in due minuti al telefono vi diciamo quale macchina ha senso: i recapiti sono nella pagina contatti.